Tietosuojaselosteet:
A) SOK ABC-ketjuohjauksen kilpailu- ja arvontarekisteri
B) ABC rahtari- ja matkanjohtaja taukotilojen kulunvalvontarekisteri
A) SOK ABC-ketjuohjauksen kilpailu- ja arvontarekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
SOK ABC-ketjuohjaus
Postiosoite: PL 1, 00088 S-RYHMÄ
SOK-vaihde: 010 76 8011
Käyntiosoite: Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki
Y-tunnus: 0116323-1
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Tiina Vehmala-Viksten, tietosuoja.abc@sok.fi
4. Rekisterin nimi
SOK ABC-ketjuohjauksen kilpailu- ja arvontarekisteri.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi. Tietoja käytetään arvonnan tai kilpailun suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä mahdollisen palkinnon toimittamiseksi. Kilpailuun tai arvontaan osallistujat myöntävät erillisellä suostumuksellaan kilpailun järjestäjälle oikeuden julkaista voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan ilman erillistä ilmoitusta tai korvausta kilpailun järjestäjän valitsemissa medioissa.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Art. 6.1 a) Suostumus
Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana kilpailua tai arvontaa.
Suostumus voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa.
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.
8. Käsiteltävät henkilötiedot
Kilpailuissa tai arvonnoissa käsiteltävät henkilötiedot
• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• lähiosoite
• postinumero
• postitoimipaikka
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Kilpailuun tai arvontaan osallistuneet
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Henkilötiedot kerätään arvontaan tai kilpailuun osallistujalta henkilöltä itseltään arvonta- tai kilpailulomakkeen kautta tai sosiaalisessa mediassa tapahtuvaan arvontaan tai kilpailuun ilmoittautumalla.
11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään Suomessa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään 1 kk kuluessa toimituksesta.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä kilpailun tai arvonnan järjestäneeseen tahoon.
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. ABC-ketjun järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
B) ABC rahtari- ja matkanjohtaja taukotilojen kulunvalvontarekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
SOK ABC- ketjuohjaus
Postiosoite PL 1, 00088 S_RYHMÄ
SOK vaihde 010 76 8011
Käyntiosoite Fleminginkatu 34, 00510 Helsinki
Y-tunnus 0116323-1
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Tiina Vehmala-Viksten, tietosuoja.abc@sok.fi
4. Rekisterin nimi
ABC rahtari- ja matkanjohtaja taukotilojen kulunvalvontarekisteri.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään taukotiloihin oikeuttavan kulkuoikeuden myöntämiseksi. Tarvittaessa tämän tiedon perusteella voidaan olla yhteydessä tilaan kulkeneeseen henkilöön (vahinko-, ilkivalta ja muut rikostapaukset).
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilö anoo taukotilan kulkuoikeutta täyttämällä Taukotilojen kulkuoikeuslomakkeen, jonka perusteella henkilölle myönnetään taukotilojen käyttöoikeus.
7. Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilön nimi, gsm- puhelinnumero, yrityksen nimi, kulkuoikeus, päivämäärä ja paikka.
8. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rahtari ja matkanjohtaja taukotilojen käyttäjät.
9. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin
sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita
kulunvalvonnan järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä Suomessa oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään Suomessa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta
lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien
tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa
ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin
vastattaessa.
10. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja
käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan
talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Järjestelmän palvelin ja tietokanta sijaitsevat Suomessa.
11. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja
siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä
ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan kulkuoikeuden päättymisajankohdan
jälkeen.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa
käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo,
että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tieto-
suojasääntelyä.
13. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Taukotilojen käyttö päättyy.
14. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja
organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä
asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. ABC-ketjun järjestelmätoimit-
tajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilö-
tietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja
turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla
ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa
ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään
alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien
myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn
osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös
yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen
luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme
alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja
ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on
mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen
tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään
aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia
ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
